Jika kalian ingin membuat sebuah surat entah itu untuk saudara, ayah, ibu, bahkan untuk instansi/perusahaan tertentu. Maka sangat disarankan terlebih dulu memahami bagaimana pengertiannya.
Kenapa harus seperti itu? Tentu saja agar kita tidak membuat surat secara asal-asalan, sehingga menghindari kesan tidak baik dan tidak profesional.
Pengertian ini merupakan dasar dari bagaimana membuat surat yang benar, jadi kita harus mempelajarinya terlebih dahulu. Suatu ilmu akan bisa kita kuasai dan kita praktekkan dengan baik apabila kita sudah paham dulu bagaimana dasar-dasarnya.
Banyak para pelajar baik SD, SMP, bahkan SMA masih saja tidak bisa membuat surat dengan benar, itu karena mereka membuatnya hanya berdasarkan
contek sana contek sini dari yang sudah dibuat sebelumnya.
Sangat memalukan memang, jadi mari kita pelajari terlebih dulu mulai dari awal, saya akan menerangkan definisi surat resmi dan apa saja jenis-jenis nya. Untuk yang tidak resmi akan saya bahas pada postingan lain.
Surat
Yaitu sebuah media untuk berkomunikasi antar satu orang dengan orang lainnya tanpa harus bertatap muka, dibuat dalam bentuk tulisan yang mana isi utamanya adalah menyampaikan informasi, permintaan, pemberitahuan dll.
Di dalamnya terdapat beberapa bagian terkait seperti isi, kop, penutup, dll. dan disampaikan dengan cara dikirim dari satu tempat ke temat lainnya.
Sebenarnya surat sudah digunakan sejak berabad-abad lalu bahkan sebelum terjadinya penjajahan di Indonesia, kerajaan majapahit sudah menggunakannya untuk mengirim informasi, lalu penggunaannya semakin popular sejak belanda datang ke Indonesia, lalu pengiriman berkembang dan dikirimkan melalui kotak pos.
Sejak saat itu, semakin lama semakin berkembang dan akhirnya terbentuklah 2 jenis yang pokok yaitu resmi dan tidak resmi.
Pengertian Surat Resmi
Disebut juga dengan surat dinas, yaitu media komunikasi dalam bentuk tulisan yang digunakan dalam situasi formal/ resmi dan dibuat sesuai dengan aturan-aturan tertentu yang sudah ada. Digunakan oleh perusahaan, perorangan, organisasi, maupun instansi baik itu perusahaan milik pemerintah maupun swasta.
Penggunaannya tidak digunakan semata-mata untuk kepentingan pribadi (individu), tetapi untuk kepentingan dari sebuah organisasi maupun instansi.
Lalu kenapa perorangan bisa menggunakannya?
Itu disebabkan karena dibuat tidak secara asal-asalan serta mengikuti aturan-aturan tertentu.
Contohnya adalah undangan pernikahan.
Setelah kalian bisa memahami penjelasan di atas maka setelah ini akan saya uraikan bagaimana fungsi, ciri-ciri, dan terakhir jenis-jenisnya.
Fungsi
Merupakan sebuah sarana pemberitahuan, seperti yang saya sampaikan di atas, bisa digunakan untuk menyampaikan hal-hal tertentu seperti pemikiran dan gagasan.
Sebagai bukti tertulis, dalam hal ini digunakan sebagai bukti otentik dalam bentuk dokumen yang isinya bisa dipertanggungjawabkan (bisa dipercaya).
Pedoman kerja, maksudnya adalah untuk menyampaikan langkah-langkah kerja dan digunakan sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaan tertentu.
Alat pengingat, yaitu digunakan sebagai kumpulan data yang bisa mengingatkan penerima mengenai suatu hal, dalam hal ini surat disimpan dan sewaktu-waktu akan dibutuhkan lagi untuk mengingatkan penerimanya.
Sebagai bukti historis, merupakan bukti kronologis (perjalanan) yang jelas.
Mungkin kalian betanya-tanya. Kenapa surat masih digunakan padahal sudah ada e-mail dan SMS?
Hal ini karena berbeda dengan e-mail maupun SMS, jika e-mail maupun SMS dirasa kurang sopan, selain itu surat tidak tergantikan bagi perusahaan pemerintah sekalipun karena berbentuk dan merupakan dokumen bagi kegiatan-kegiatan bisnis, perniagaan, maupun pemberitahuan.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Mungkin kalian masih bingung membedakan mana yang resmi/ dinas dan mana yang tidak resmi (pribadi).
Berikut saya jelaskan dengan detail :
1. Menggunakan bahasa efektif, singkat, padat, namun jelas bagaimana maksudnya.
2. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan ejaan yang disempurnakan (EYD) baik frasa, kosakata, dan tata bahasanya.
3. Menggunakan bahasa eksplisit bukan implisit.
4. Disajikan dalam bentuk full block atau bisa juga semi block/indented block
5. Memiliki kop surat apabila dikeluarkan oleh lembaga resmi (instansi).
6. Terdapat nomor, lampiran, perihal, Tanggal, alamat tujuan.
7. Pada kondisi tertentu disertai stempel atau cap khusus.
8. Dibuat dalam bentuk sistematis dan sesuai dengan aturan baku.
Advertisement
Penjelasan poin pertama: Dalam kalimatnya hanya memiliki satu pokok pikiran, menggunakan struktur SPOK (subjek, predikat, objek, keterangan) yang baik dalam isi, serta cermat dalam pemilihan kata ataupun frasanya, tidak berbelit-belit apalagi membingungkan.
Untuk penjelasan mengenai poin kedua: adalah bahasa yang sesuai aturan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Poin Ketiga: Eksplisit berarti gamblang atau jelas, bisa dengan mudah dipahami karena merupakan kata yang sebenarnya, kebalikan dari ekplisit adalah implisit.
Untuk nomor 4-8 saya rasa bisa dilihat pada bagian-bagian surat resmi.
Jenis-Jenis Surat Resmi
1. Surat Permohonan
Digunakan untuk memohon sesuatu pada orang lain, biasanya kepada atasan maupun pengadilan, karena memohon maka sifatnya menginginkan sesuatu.
Seperti: Permohonan perceraian, penelitian skripsi, bantuan dana masjid, bantuan dana pembangunan gapura dll.
2. Surat Keputusan
Berisi keputusan dari atasan berkenaan dengan hal-hal yang belum jelas, biasanya berkaitan dengan lembaga atau instansi.
Contoh: Keputusan pengangkatan pegawai, SK Panitia dari kepala sekolah, Pengangkatan Pengurus dan Tenaga Pengajar Pendidikan PAUD, dll.
3. Surat Panggilan/undangan
Digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang dalam kepentingan tertentu.
Kita pasti sudah sering membaca undangan seperti undangan pernikahan, pesta ulang tahun, khitanan dll. ataupun panggilan polisi, kerja, interview, pegawai, dan lainnya.
4. Surat Perintah
Seperti namanya, berfungsi sebagai perantara pesan untuk memerintah atau menginstruksikan bawahan/ pegawai. Seperti: Perintah lembur, tugas siskamling, perjalanan dinas (SPPD), tugas menjaga keamanan.
5. Surat Kuasa
Pemberian kuasa atau wewenang dari pemilik pada seseorang.
Misal: pemberian kuasa atas pengambilan uang di bank, pengambilan ijazah, pembayaran pajak, penerimaan kartu kredit dll.
6. Surat Edaran
Pesan tertulis yang ditujukan pada kelompok atau kalangan tertentu dengan memberitahukan suatu hal/ kegiatan. Contoh: Surat Edaran Pembentukan KPPS pada Pemilu, Pengumuman Libur karena Ujian Sekolah.
Itulah pembahasan saya mengenai Pengertian Surat Resmi semoga bermanfaat bagi anda yang sudah membacanya. Pahamilah setiap yang saya katakan di atas agar kalian tidak salah paham.
Terima Kasih.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar